Kun muuttoon on noin kaksi kuukautta, on aika lyödä perusasiat lukkoon

Kun muuttoon on noin kaksi kuukautta, on aika vahvistaa muuttopäivä ja aikataulu, sopia tarkka muuttopäivä sekä varmistaa, että kaikki osapuolet ovat samalla kartalla. Informoi henkilöstöä ajoissa. Laadi budjetti ja muuttosuunnitelma, jossa oleellista on: kuka vastaa mistäkin?

Varaa muuttopalvelu, jolla on kokemusta vastaavanlaisista muutoista. Heidän kauttaan saat osaavan työnjohdon, opastuksen käytännön valmisteluihin sekä tarvittavat muuttotarvikkeet, kuten muuttolaatikot ja tietosuojamateriaalien tuhoamiseen liittyvät laatikot. 

Muuttoon liittyy paljon toisiinsa vaikuttavia tekijöitä, kuten uuden tilan hallintaoikeuden siirtyminen vs. vanhan tilan luovutusajankohta, ICT-valmiuksien toimivuus, sekä mahdollisten uusien tilattavien kalusteiden toimitusajat. Useimmiten nämä vaiheet osuvat lyhyeen ajanjaksoon. 

Tarkista ja irtisano vanhat sopimukset, sekä tarkista uuden toimiston sopimukset. Muista irtisanomisajat!

Tilaa muuttolaatikot ja varaa muuttopalvelu

Tee muuttoilmoitus postille ja sovi kuinka postitoimitukset käsitellään uudessa paikassa. Huolehdi myös hakukonenäkyvyydestä. Suunnittele toiminnan jatkuvuus: voiko joku työskennellä etänä ja tarvitaanko “katkoton” IT-siirto?

Hyvä pakkaaminen säästää aikaa purkuvaiheessa:

• Merkitse laatikot selkeästi (tiimi / henkilö / sisältö / sijainti).
• Pakkaa arkistot ja harvemmin käytettävät tavarat ensin.
• Pidä “päivittäistavarat” helposti saatavilla.
• Pidä huoli, että se kahvikone on varmasti ensimmäisenä perillä ja käytössä.

Järjestä ja vahvista sekä uuden että vanhan tilan asiat

Järjestä vanhan tilan luovutus:

• Tilaa loppusiivous.
• Sovi vuokranantajan kanssa loppukatselmus.
• Sovi mahdolliset korjaukset.
• Varmista avainten palautus.
• Tilaa ylimääräisiä roska-astioita – niitä tarvitaan paljon.

Varmista uuden tilan valmius, tarkista erityisesti:

• IT- ja verkkoyhteydet.
• Työpisteiden valmius.
• Siivous, jätehuolto ja kierrätys.
• Onko ulkonäkyvyydestä sovittu vuokranantajan kanssa?
• Onko kahvikone ja siinä varmasti kahvia?

Laadi kalusteiden sijoittelukuva – näin muuttopäivänä jokainen palikka löytää näin paikkansa helpommin. Suunnittele myös uuden tilan käyttöönotto ja perehdytys: miten henkilöstö tutustuu tilaan ja poistumisteihin.

Aloita vastaanottotarkastuksella uuteen tilaan

Varmista arjen toimivuus heti alusta.

• Tarkista että kaikki sovittu on paikallaan ja tilat ovat käyttövalmiit.
• Dokumentoi mahdolliset puutteet.
• Oheista henkilökunnan liikkuminen, myös turvallisuuden ja kulunvalvonnan osalta.
• Avaimet ennen vai jälkeen muuton?
• Varmista että henkilökunta pääsee sisälle.
• Tilaa tyhjien laatikoiden nouto.
• Tarkista ovatko opasteet, ovikyltit ja teippaukset paikoillaan.

Kun muutto on tehty, testaa netti, muut järjestelmät ja  työpisteiden toimivuus. Jos kahvikone ei vielä toimi, odotettavissa on suuria vaikeuksia.

Tervetuloa taloon!

Tutustukaa talon ohjeisiin. Ilmarisen toimitiloissa on usein omat talokohtaiset ohjeet kulun ja turvallisuuden, sekä yhteisten tilojen ja palveluiden suhteen.

Muista päivittää asiakkaat ja yhteistyökumppanit, verkkosivut ja some sekä Google- ja karttapalvelut. Päivitä myös laskutusosoitteet, viranomaisrekisterit sekä sopimukset ja tilaukset.

Ja koska on tuparit?