Näillä vinkeillä löydät passelin toimitilan

Toimitila uudenkarhealta ja kehittyvältä alueelta kuulosti loistavalta ajatukselta, mutta odotteletteko edelleenkin niitä suunniteltuja palveluita? Entä johtiko hyvän pyöräilyreitin varrelta hankittu toimisto siihen, että pyörät tukkivat konttorin kulkureitit?

Tässä artikkelissa kerromme, kuinka toimistovalinta voi mennä metsään – ja kuinka välttää sudenkuopat työelämän tärkeimpiin kuuluvassa päätöksessä.

Tarina kertoo, että pääkaupunkiseudulta toimitilaa etsinyt kasvuyritys halusi tiloilleen sellaisen sijainnin, johon olisi helppo tulla pyörällä. Sellainen löytyikin, mutta vasta muuton jälkeen heräsi kysymys, mihin pyörä jätetään työpäivän ajaksi. Päätyykö se aamulla takin viereen naulakkoon – vai kierrätysastian viereen huoltopihalle?

”Tuo on hyvä esimerkki tapauksesta, jossa kokonaisuudesta unohtui pieneltä tuntuva asia, jolla on kuitenkin merkittävä rooli kokonaiskuvassa”, sanoo Ilmarisen toimitilojen työympäristöasiantuntija Heli Romppainen.

”Alkutakkuilujen jälkeen olisi tärkeää taas löytää se sujuva ja hyvä työarki oman tiimin ja työyhteisön kanssa, oppia uusia rutiineja ja kehittyä yhdessä. Tähän tarvitaan toimivat ja kutsuvat puitteet kohtaamisille ja myös yksilötyölle. Pienellä vastuksella aamupalapöydästä työpisteelle”, jatkaa Heli Romppainen.”

Heli Romppainen

Toimitilavalinnassa kaikki vaikuttaa kaikkeen ja valintojen vaikutus voi olla yllättävä.

”Työpisteen saavutettavuus on asia, jota on hyvä pohtia useammasta näkökulmasta. Esimerkiksi tuo ’pyörällä toimistolle’ -aspekti tarkoittaa käytännössä myös sitä, että toimistolla tulee olla hyvät ja toimivat suihku- ja pukeutumistilat. Jos taas yrityksellä ei ole lainkaan autopaikkoja, tulee miettiä, mihin ohjataan esim. autoilevat vierailijat”, sanoo Romppainen.

Keskustasijainti mahdollistaa monipuoliset kulkuvälineet, syrjäisemmän sijainnin vaihtoehdot jäävät helposti suppeammaksi.

”Toimitilaa valittaessa on oleellista miettiä, mitä sidosryhmiä tiloissamme käy. Kuinka sijainti ja saavutettavuus vaikuttaa houkuttelevuuteen ja vaikka rekrytointiin?”, kysyy Romppainen.

Keskustan palvelujen tarjonta on niin laajaa, ettei ole tarvetta tuottaa palveluja talon sisällä, vaan ne ovat helposti ostettavissa osaksi työympäristöä laadukkailta palvelutuottajilta. Jos yritys päätyy esimerkiksi rakentamaan tiloihinsa oman kuntosalin, se vaatii merkittävästi tilaa ja panostusta, jotta se pystyy kilpailemaan laadulla ja toimivuudella. Käyttöaste ja hyöty työyhteisölle voi jäädä vaatimattomaksi”, kertoo Romppainen.

Ihmisillä on tarve tavata toisia ihmisiä – ja vaihtaa ajatuksia ilman ennalta sovittua palaveriajankohtaa.

Koronan jälkeinen aika on osoittanut, että syy tulla toimistolle on hyvinkin yksinkertainen: on tärkeää oikeasti kohdata ihmisiä. Etäpalavereiden sijaan halutaan luontevaa ajatustenvaihtoa ja myös ns. hiljaisen tiedon välittymistä.

”Työyhteisön tarpeita tukevat tilat ja yhteiset ideointinurkkaukset saattavat olla todella tarpeen. Samaan hengenvetoon on hyvä muistaa, että myös rauhallisempia tiloja tarvitaan – paikkoja vetäytyä keskittymistä vaativan tehtävän sekä luottamuksellisten keskustelujen äärelle, edelleen myös niihin etäpalavereihin”, kertoo Romppainen.

Hyvä yhteyshenkilö tekee vuokralaisen elämästä helpompaa.

”Vaikkei toimitilan valinnan suhteen olisi edes tehty varsinaista virhettä, tulee tiloihin usein muutostarpeita. Tällöin korostuu hyvän ja yritykselle nimetyn yhteyshenkilön merkitys. Kun vuokranantaja on lähellä, ei vuokralaisen tarvitse metsästää oikeaa henkilöä”, summaa Romppainen.